Resposta direta
Organizar o financeiro de uma clínica exige sete passos: separar o dinheiro da clínica e dos sócios, criar categorias adequadas, organizar contas a pagar e a receber, conciliar banco e cartões, projetar o caixa e fechar o mês com uma DRE gerencial. A ordem importa: sem os primeiros passos, os relatórios dos últimos não são confiáveis.
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Separe o dinheiro da clínica do dinheiro dos sócios
Conta bancária e cartão da empresa só para a empresa. Os sócios recebem uma retirada mensal planejada. Sem essa separação, nenhum relatório é confiável — a despesa pessoal paga pela clínica aparece como custo, e a despesa da clínica paga pelo sócio desaparece.
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Crie categorias que façam sentido para uma clínica
O plano de contas é a lista de categorias de receitas e despesas. Para clínicas, ele precisa separar receitas por origem (particular, cada convênio), destacar repasses, glosas e taxas de cartão, e distinguir custos variáveis de custos fixos. É essa estrutura que permite montar uma DRE gerencial útil.
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Organize o contas a pagar com aprovação
Todo boleto, nota e fatura entra em um único lugar, com vencimento e categoria. Os pagamentos são agendados por quem executa e liberados por quem aprova — de preferência pessoas diferentes. Isso evita multas por atraso e pagamentos duplicados.
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Confira o contas a receber contra o que foi atendido
O relatório de atendimentos do sistema é a referência. Particular deve bater com o caixa e a maquininha; convênio, com o faturado e o demonstrativo de pagamento. A diferença entre os dois é onde a clínica perde dinheiro — por atendimentos não cobrados, por glosas ou por erros de baixa.
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Concilie banco e cartões toda semana
Conciliar é casar cada movimento do extrato com um lançamento. Em clínicas, inclua as maquininhas: cada venda parcelada gera vários recebimentos futuros, com taxas e eventuais antecipações. Sem conciliação, o saldo do sistema e o do banco nunca batem — e ninguém confia nos relatórios.
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Projete o caixa das próximas semanas
Registrar o passado não basta. Uma projeção de 13 semanas, considerando prazos de convênio, parcelas de cartão e a data dos repasses, mostra com antecedência quando o caixa vai apertar. Veja o passo a passo em fluxo de caixa para clínicas.
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Feche o mês e leia os números
Nos primeiros dias do mês seguinte: confira os repasses, monte a DRE gerencial, compare com o mês anterior e acompanhe alguns indicadores — resultado, margem de contribuição, índice de glosa, prazo médio de recebimento e ponto de equilíbrio (veja quais indicadores acompanhar e como calcular cada um). Depois, envie tudo organizado ao contador.
E se você não tiver tempo para tudo isso?
É exatamente para isso que existe o BPO Financeiro: assumir a execução dos passos 3 a 7 e entregar os números prontos. Veja como funciona o BPO Financeiro para clínicas.